ЭШФ (электрондық шот-фактура) — бұл ҚҚС есепке алу үшін пайдаланылатын қарапайым қағаз шот-фактураның цифрлық аналогы. Қазақстанда бұл мәміле фактісін және сатушы сатып алушыға көрсеткен салық сомасын растайтын ресми салық құжаты.
- Заңды күші. ЭШФ қағаз құжатпен бірдей заңды күшке ие. Түпнұсқа болып мемлекеттік ақпараттық жүйеде сақталатын электрондық файл саналады, оның қағаз көшірмесі емес.
- Міндетті деректемелер. Құжат бекітілген нысан бойынша толтырылады және қағаз нұсқасы сияқты барлық деректерді қамтиды: тараптардың атаулары, олардың деректемелері, тауарлар немесе қызметтер тізбесі, құны және ҚҚС сомасы.
- Электрондық қолтаңба. ЭШФ міндетті түрде жеткізушінің уәкілетті тұлғасының ЭЦҚ-мен (электрондық цифрлық қолтаңбамен) куәландырылады. Қолтаңбасыз құжат жарамсыз.
- Жүйеде тіркелу. Құжат арнайы портал — электрондық шот-фактуралар ақпараттық жүйесі (ЭШФ АЖ) арқылы жазылады. Тексеруден кейін жүйе оған бірегей тіркеу нөмірін береді және содан кейін ғана құжат ресімделген болып есептеледі.
Кім ЭШФ жазып беруге міндетті?Заң бойынша электрондық шот-фактураларды жазып беруге мыналар міндетті:
- ҚҚС төлеушілері;
- импортталған тауарларды сататын компаниялар;
- сомасы 1000 АЕК-тен асатын мәмілелердің қатысушылары;
- салық төлеушілердің кейбір басқа санаттары.
ЭШФ түрлеріКәдімгі шот-фактурадан басқа, жүйе мыналарды жазып беруге мүмкіндік береді:
- түзетілген — бұрын жазылған құжаттағы деректерді өзгерту немесе толықтыру қажет болғанда;
- қосымша — егер айналым сомасын түзету қажет болса.
Бұл не үшін қажет?ЭШФ-ның басты функциясы — сатып алушыға ҚҚС-ты есепке алуға негіз беру. Ал бизнес үшін бұл ыңғайлы: құжаттар қашықтыққа қарамастан лезде жеткізіледі, жүйемен автоматты тексерудің арқасында қателер тәуекелі аз және қағаз тауларын сақтаудың қажеті жоқ.
Өткізіп алуға болмайтын мерзімдерБарлығына он бес күн.
Әдепкі бойынша, заң сізге шот-фактураны жазып беру үшін айналым жасалған күннен бастап он бес күнтізбелік күн береді. Бір күн артық емес. Бұл қарапайым компания жасайтын операциялардың тоқсан пайызына қатысты.
Кейбіреулер соңғы минутқа дейін созуға болады деп ойлайды. Тәжірибеде кешіктіретіндер ерте ме, кеш пе мерзімдерді өткізіп алады, себебі әрқашан шұғыл нәрсе табылады — қызметкер ауырып қалды, сервер істен шықты, директор кетіп қалды. Жалғыз жұмыс істейтін әдіс: компания ішінде ЭШФ жазып беруге бес жұмыс күні лимитін белгілеу. Сонда сізде форс-мажорлар үшін бір жарым аптаға жуық қор қалады.
Бизнестің жекелеген санаттарына шот-фактураларды айына бір рет, кезең қорытындысы бойынша жазып беруге рұқсат етіледі. Онда соңғы мерзім — келесі айдың жиырмасыншы күні. Бірақ бұл бәріне емес. Босаңсымас бұрын, сіздің компанияңыздың ерекшелікке ілінетініне көз жеткізіңіз.
Бейрезидентке бес күн
Бөлек әңгіме — шетелдіктермен операциялар. Егер бейрезидент сізге қызмет көрсетсе немесе өткізу орны Қазақстан деп танылатын жұмысты орындаса, сіз өз атыңызға ЭШФ жазып беруге міндеттісіз. Және мұны ҚҚС-ты бюджетке төлегеннен кейін бес күнтізбелік күн ішінде жасау керек.
Маңызды нюанс: алдымен төлем, содан кейін құжат. Керісінше емес. Егер сіз салықты төлемей тұрып шот-фактураны жазып берсеңіз, тәртіпті бұздыңыз деп санаңыз. Формальды түрде құжат оның болуына негіз пайда болғанға дейін пайда болды.
Төлемді тірі ақшамен де, артық төлемді есепке алу арқылы да жүргізуге болады. Екінші жағдайда бес күндік мерзім салық органы есепке алуды жүргізген сәттен бастап есептеле бастайды. Сіз өтініш жазған күннен емес, лауазымды тұлғалар түймені басқан күннен бастап.
Жеткізушіні қозғауға он бес күн
Бұрын сатып алушының жеткізушіден шот-фактураны талап етуге алты ай уақыты болды. Енді — айналым күнінен кейін небәрі он бес күнтізбелік күн. Өткізіп алдыңыз — талап ету құқығынан айырылдыңыз деп санаңыз.
Осы аралықта талап алған жеткізуші құжатты айналым күнінен кейін отыз күннен кешіктірмей жазып беруге міндетті. Егер жеткізуші кешіктірсе — бұл сіздің проблемаңыз. Келісімшарттарда енді ЭШФ жазып беруді кешіктірген тараптың екінші тарапқа барлық салықтық шығындарды өтейтінін міндетті түрде жазу керек. Әйтпесе есепке алусыз да, ақшасыз да қаласыз.
Салық органына жауап беруге он жұмыс күні
Егер салыстырмалы бақылау бойынша хабарлама келсе, сізде он жұмыс күні бар. Күнтізбелік емес, нақты жұмыс күні. Не сіз бәрінің таза екенін дәлелдейсіз, не күмәнді шот-фактураларды кері қайтарасыз. Үшінші жол жоқ.
Хабарламаларды елемейтіндер тез арада ЭШФ жазып беру мүмкіндігінен және банктік шоттарға қол жеткізуден айырылады. Бұғаттау автоматты түрде, қосымша ескертусіз жүреді.
Сатып алушының растауы — енді міндеттіЕгер сатып алушы ҚҚС төлеушісі болса
Биылдан бастап түзетілген, қосымша және кері қайтарылған шот-фактуралар сатып алушы оларды растағаннан кейін ғана ресімделді деп есептеледі. Жүйе енді жеткізушінің біржақты әрекеттерін қабылдамайды.
Сатып алушының он күнтізбелік күні бар: не «растау», не «қабылдамау» түймесін басу. Егер сатып алушы барлық он күн бойы үндемесе — құқықтық белгісіздік туындайды. Салық органы тексеру кезінде құжат келісілмеген деп есептеп, есепке алуды алып тастауы мүмкін.
Сондықтан келісімшарттарда енді былай жазу керек: сатып алушы кіріс ЭШФ-ны күн сайын тексеруге және үш жұмыс күні ішінде әрекет етуге міндетті. Әйтпесе залалдар сатып алушының есебінен.
Егер сатып алушы ҚҚС төлеушісі болмаса
Мұндай субъектілер үшін механизм қарапайым. Егер олар он күн ішінде құжатты қабылдамаса, ол автоматты түрде расталды деп есептеледі. Ештеңе істеудің қажеті жоқ.
Бірақ тәжіриде автопилотқа сенбеген дұрыс. Контрагентті жүйеге қалай кіруге және құжаттарды тексеруге үйретудің арзан бағасы болашақта проблемалардың болмауымен ақталады.
Компания ішінде не істеу керек?
Кіріс растауларды өткізіп алмау үшін үш нәрсені істеу керек:
- күн сайын кіріс ЭШФ бөлімін қарайтын нақты адамды тағайындау;
- регламентте кіріс құжатқа реакция үш жұмыс күні ішінде болуы керек деп жазу;
- әрбір жаңа түсім туралы поштаға немесе мессенджерге хабарландырулар орнату.
Қарабайыр естілуі мүмкін, бірақ дәл осы ұсақ-түйектерде адамдар ең жиі қателеседі
Биометрия — үш рет және боссызҚашан өту керек?
Биометриялық сәйкестендіру екі жағдайда талап етіледі: жүйеде алғашқы тіркелу кезінде және егер салық төлеуші тәуекел тобына түскен болса, ЭШФ-ға қол қою кезінде.
Неше рет өту керек?
Барлығы үш сәтті өту. Үшіншіден кейін жүйе жасыл шам береді және биометриясыз шот-фактураларды жазып беруге болады.
Үш реттік лимит — бұл сыйлық. Бірақ егер сіз үш өтуді пайдаланып болып, әлі де күн сайын биометриядан өтіп жатсаңыз, не ережелерден хабарыңыз жоқ, не баптауларыңызда проблема бар деген сөз.
Білу керек мәртебелер
Жүйеде құжаттардың жаңа мәртебелері пайда болды:
- «биометрияны күтуде» — құжат жауапты тұлға өзін растағанша ілулі тұр;
- «биометрия уақытында өткізілмеді» — сіз кешіктіңіз, құжат кетпеді;
- «биометрияның болмауына байланысты жойылды» — жүйе құжатты жай ғана тастады, енді ол жоқ.
Егер соңғы мәртебені көрсеңіз, құжатты қайтадан жасаңыз. Түзетуге ештеңе қалмады.
Адаспау үшін не істеу керек?
- қызметкерлердің қайсысында қолданыстағы ЭЦҚ бар екенін тексеріңіз;
- биометрия қалай өтетінін және ол не үшін қажет екенін барлығына түсіндіріңіз;
- әрбір қызметкердің процедурадан неше рет өткенін есептеңіз;
- лимитке бір өту қалғанда, тұйыққа тірелмеу үшін ірі құжаттардың жазылуын жоспарлаңыз.
Бейрезиденттер — мәңгілік бас ауруыШетелдікке құжатты қалай жазу керек?
Шетелдіктен қызмет сатып аласыз, өткізу орны — Қазақстан. Сіз өз атыңызға ЭШФ жазып беруге міндеттісіз. Жеткізуші бағанында бейрезиденттің деректемелерін, алушы бағанында өзіңіздікін жазасыз.
Жүйеде құжаттың бейрезиденттен сатып алуға байланысты жазылып жатқаны туралы белгіні міндетті түрде қою керек. Бұл белгісіз салық органы сіз жай ғана қателесті деп есептеп, есепке алудан бас тартуы мүмкін.
Басты ереже
Алдымен ҚҚС төлейсіз, содан кейін ЭШФ жазасыз. Төлеген сәттен бастап бес күн.
Төлем — бұл не ақша аудару, не артық төлемді есепке алу. Екінші жағдайда төлем күні салық органы есепке алуды жүргізген күн болып саналады. Сіздің өтініш берген күніңіз емес, олардың қолы жеткен күн.
Қателер үшін не қауіп төнеді?
- салық төленбеді — айыппұл;
- кеш төледіңіз — айыппұл;
- ЭШФ төлемнен бұрын жазылды — тәртіп бұзу, есепке алуды мойындамауы мүмкін;
- деректемелерді қате толтырдыңыз — қайта жасаңыз, уақыт жоғалтасыз, жүйкеңіз жұқарады.
Бақылау — сізді қадағалайдыЕ-Тамга
Бұл сіздің балансыңызды есептейтін жаңа сервис. Егер сіз тәуекел тобында болсаңыз, ЭШФ тек расталған шығыстар шегінде ғана жазылады.
Баланс МКК қазынашылық шотына ақша салу арқылы толтырылады. Бұл ретте аванстық салық есептелмейді — бұл плюс. Балансты тек жеткізушілер ғана емес, олардың сатып алушылары да толтыра алады.
Бақылау он екі айға созылады. Егер ертерек шыққыңыз келсе, алты айдан кейін екі шарт орындалған жағдайда өтінім беруге болады: әр ай сайын тұрақты түрде балансты толтырып отырдыңыз және сіздің ЭШФ-ңызда көрсетілген ҚҚС сомасының кемінде жартысын жұмсадыңыз.
Салыстырмалы бақылау
Мұнда ауамен сауда жасайтындарды іздейді. Егер салық органы сізден күдікті операциялар тапса, хабарлама келеді. Он жұмыс күні — не түсініктеме, не құжаттарды кері қайтару.
Үлгермедіңіз — ЭШФ жазып беру бұғатталады, шоттар тоңазытылады. Бұл жағдайдан шығу ұзақ және қымбат, сондықтан жеткізбеген дұрыс.
Айыппұлдар
Жылдағы бірінші бұзушылық — ескерту. Екінші — айыппұл. Мөлшері сіздің кім екеніңізге байланысты: ірі бизнес, орташа немесе шағын.
Мерзімдерді бұзбау үшін жүйені қалай құру керек?Ішкі регламент
Алып, қағазға жазыңыз:
- шаруашылық операцияларға жауапты қызметкерлер бастапқы құжаттарды бухгалтерияға ең көбі үш жұмыс күні ішінде береді;
- бухгалтерия құжаттарды алған сәттен бастап ең көбі бес жұмыс күні ішінде ЭШФ жазып береді;
- кіріс ЭШФ-ға жауапты адам оларды күн сайын тексеріп, үш күн ішінде растайды;
- егер салық органынан хабарлама келсе, сол күні басшыға баяндайды.
Қағазсыз сіз ешкім емессіз. Регламент болғанда, адамдардан сұрауға болады. Регламент болмаса, әркім өзіне ыңғайлы істейді, ал ақыр соңында директор жауап береді.
Автоматтандыру
1С-ті ЭШФ АЖ-мен интеграциялауды баптаңыз. Бұл қиын емес және қымбат емес, бірақ береді:
- шот-фактураларды автоматты қалыптастыру;
- мәртебелерді нақты уақыт режимінде қадағалау;
- мерзімдердің жақындағаны туралы хабарландырулар;
- бір типті операциялар бойынша топтық жазып беру.
Қол жұмысы уақытты өлтіреді және қателерді көбейтеді. Автоматтандыру бірнеше айда ақталады.
Күнтізбе
Қабырғаға іліңіз немесе телефонда күндер тізімін ұстаңыз:
- 5, 10, 15 число каждого месяца — проверка НДС за нерезидентов;
- 15 число — сверка всех операций прошлого месяца;
- каждую пятницу — просмотр входящих ЭСФ за неделю.
Когда даты перед глазами, меньше шансов что-то пропустить.
Техникалық ақаулар
Егер жүйе құласа және бұл МКК растаса, қағаз шот-фактураларды жазып беруге болады. Кейін, жүйе қалпына келгенде, оларды электронды түрде тіркеуге он бес күніңіз болады. Айыппұлдар бұл жағдайда қауіп төндірмейді.
Ең бастысы — кейін тіркеуді ұмытпау. Әйтпесе қағаз қағаз күйінде қалады, салық органы оны көрмейді.
Барлығы жасайтын қателіктерСатып алушыдан растама жоқ
- Түзетілген ЭШФ жазып бердіңіз де, тынышталдыңыз. Ал сатып алушы ұмытып кеткендіктен, байқамағандықтан немесе оның қызметкері жұмыстан кеткендіктен растамады. Бір айдан кейін салық органы — құжат жоқ дейді.
- Шешімі: түзетуді жазбас бұрын сатып алушыға қоңырау шалып, растайтыны туралы келісіңіз. Келісімшартта үш күн ішінде растау міндетін жазыңыз.
Хабарламаларға үнсіздік
- Салық органынан хат келді, үстелге салып қойдыңыз, кейін қарармыз деп ойладыңыз. Он күннен кейін шоттар бұғатталды.
- Шешімі: хабарламаларды күн сайын тексеретін адамды тағайындаңыз. Егер бірдеңе келсе, дереу басшыға баяндайды. Кейін үлгермеуіңіз мүмкін.
Бейрезиденттің деректемелеріндегі қателер
- ЕАЭО фирмалары үшін БСН міндетті. Алыс шетел фирмалары үшін — жоқ. Шатастырып алдыңыз — тіркеуден бас тарту алдыңыз.
- Шешімі: әр ел үшін толтыру үлгілері бар жадынама жасаңыз. Қызметкердің үстелінің үстіне іліңіз.
Қысқаша бастысы2026 жылы айыппұл төлемеу және жүйкені тоздырмау үшін бес нәрсені істеу керек:
- мерзімдерді сақтау: қарапайым операцияларға он бес күн, бейрезиденттерге бес күн;
- сатып алушыларды түзетілген ЭШФ-ны растауға мәжбүрлеу;
- биометрияны қадағалап, үш өтуден шықпау;
- салық органының хабарламаларын күн сайын тексеру;
- автоматтандыруға болатынның бәрін автоматтандыру.
Қалғанының бәрі — салдары. Егер осы бес тармақ жұмыс істесе, ЭШФ-мен проблемалар болмайды. Егер бір тармақ ілініп тұрса — жағымсыздықтар күтіңіз.